Il Manuale di Conservazione (d’ora in poi “Manuale”) dei documenti digitali, come previsto dall’art. 7, comma 1, lettera m) e dall’art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013, è uno strumento operativo che descrive e disciplina il modello organizzativo della conservazione adottato. Esso illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate per l’attività di conservazione da Azienda Pubblica di Servizi alla Persona “Margherita Grazioli” (d’ora in poi “Produttore”), affidando il processo di conservazione a ZUCCHETTI DIGITAL SOLUTIONS S.r.l. – BU ENERJ (d’ora in poi “Conservatore”), presente nel marketplace AgID.

Il Manuale costituisce una guida per gli attori coinvolti nel processo di gestione e di conservazione, per il cittadino e per le imprese. Ai primi, per porre in essere le corrette operazioni di gestione e conservazione documentale, agli ultimi due per comprendere le caratteristiche del Sistema di conservazione documentale e dei processi erogati.

Il Produttore ha in essere un contratto con Zucchetti Healthcare S.r.l. per la fornitura del sistema di gestione documentale Civilia Next. Quest'ultima si avvale di ZUCCHETTI DIGITAL SOLUTIONS S.r.l., formalmente nominata e delegata alla conservazione dei documenti informatici del Produttore interessati dal processo di conservazione.

Il presente Manuale rimanda, per le parti di competenza, al Manuale del Conservatore esterno presente agli atti.

Da ultimo, il Manuale di conservazione del Titolare è stato approvato con deliberazione del Consiglio di Amministrazione n. 20 di data 25/08/2026.