Richiesta chiarimenti e comunicazioni di servizio
L’Interessato può chiedere informazioni circa le modalità di trattamento e l’esercizio dei propri diritti attraverso le seguenti modalità:
a) richieste di informazioni e chiarimenti devono pervenire al Titolare del trattamento per tramite dell’Ufficio Segreteria di Direzione al numero telefonico 0461 818181 oppure tramite e-mail info@apspgrazioli.it oppure tramite PEC apspgrazioli@pec.it, circa le modalità di trattamento dei dati personali adottati dall’A.P.S.P. e sulle modalità di esercizio dei diritti dell’Interessato;
b) richieste di informazioni e chiarimenti al Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) – U.P.I.P.A. s.c. (serviziodpo@upipa.tn.it)– soggetto referente avv. Matteo Grazioli.
Laddove l’istanza possa riguardare trattamenti per cui il Titolare operi quale Responsabile del Trattamento ex art. 28 GDPR, si dovrà immediatamente riferire ciò all’Interessato e contestualmente coinvolgere il Titolare del Trattamento.
Comunicazioni e richieste formali di esercizio dei diritti da parte dell'Interessato
L'Interessato può inviare richieste formali di esercizio dei propri diritti oppure segnalare presunte inottemperanze o violazioni utilizzando l'apposito modulo tramite PEC all'indirizzo apspgrazioli@pec.it oppure per raccomandata A/R all'indirizzo A.P.S.P. Margherita Grazioli - Via della Resistenza n. 63, fr. Povo, 38123 Trento (TN).
L'Azienda ha predisposto la presente procedura per le richieste formali al fine di assicurare il rispetto dei seguenti parametri qualitativi:
- acquisizione delle richieste in data certa;
- identificazione dell'Interessato richiedente;
- non ricusabilità delle richieste;
- tracciamento dei tempi di risposta da parte dell'Ente.
Tipologia di richieste di esercizio dei diritti
L’Interessato può esercitare i seguenti diritti:
- accesso ai dati personali;
- richiesta di intervento sui dati;
- portabilità dei dati;
- opposizione al trattamento;
- opposizione al trattamento per fini di marketing diretto.
Modalità operativa di gestione delle richieste formali
L’Interessato può inviare richiesta formale di esercizio dei propri diritti oppure una segnalazione tramite le modalità indicate sopra.
In caso di ricezione di un’istanza per l’esercizio di uno dei diritti riconosciuti all’interessato dal GDPR, il soggetto individuato quale “designato al trattamento” prende in carico la richiesta medesima e coinvolge, nel più breve tempo possibile, il personale interno o il responsabile del trattamento che ne abbia la competenza in relazione all’oggetto dell’istanza. Qualora l’istanza pervenga al DPO, in quanto canale di contatto, ai sensi dell’art. 38, paragrafo 4, del GDPR, lo stesso provvederà ad inoltrare la richiesta al Titolare del trattamento per l’espletamento della procedura.
Il soggetto individuato quale “designato del trattamento”, effettua la valutazione dell’istanza presentata dall’interessato e/o inoltrata dal DPO allo scopo di appurare la fondatezza dell’istanza stessa e porre in essere le azioni necessarie per evadere la richiesta.
Qualora dalla valutazione dell’istanza emergano ragionevoli dubbi circa l’identità della persona fisica che presenta la richiesta, il Titolare provvederà ad informare l’interessato.
Nel caso in cui l’istanza risulti incomprensibile o si presti a diverse interpretazioni, il Titolare richiede all’istante di formulare meglio l’oggetto della richiesta anche utilizzando il modello predefinito che compone un allegato alla presente procedura.
Il termine per ottemperare alla richiesta da parte del Titolare del Trattamento è di 30 giorni e può essere prorogato di ulteriori 60 giorni, dandone tempestiva comunicazione all’Interessato entro 30 giorni, motivandone il ritardo. La proroga dei termini può avvenire in caso di complessità e numero di richieste pervenute.
Se le richieste dell’Interessato sono manifestamente infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo, il Titolare del trattamento, tramite il soggetto designato, informa l’Interessato senza ritardo (entro un mese dal ricevimento della richiesta) dei motivi di inottemperanza e della possibilità di porre reclamo a un’autorità di controllo e porre ricorso giurisdizionale.
La risposta deve essere formulata in forma concisa, trasparente e redatta con linguaggio semplice e chiaro.
La modalità di risposta deve tenere in considerazione il canale utilizzato dall’Interessato per trasmetterla al Titolare. In particolare, qualora l'Interessato abbia presentato richiesta mediante mezzi elettronici, la risposta dovrà essergli fornita, preferibilmente e laddove possibile, con gli stessi mezzi elettronici, salvo diversa indicazione dell'Interessato.
Nel caso venga richiesto l’esercizio del diritto di portabilità di cui all’art. 20 del GDPR, il riscontro dovrà avvenire mediante allegazione in formato elettronico dei dati secondo lo standard esplicato nelle “Linee-guida sul diritto alla portabilità dei dati” WP242, emesse dal Gruppo europeo WP29.
Ai sensi dell’art. 12, paragrafo 2, del GDPR, nel caso di trattamento dei dati effettuato per una finalità che non richieda, o non richieda più, l‘identificazione dell’Interessato, il Titolare non può rifiutare di soddisfare la richiesta dell’Interessato al fine dell’esercizio dei suoi diritti, salvo che il Titolare dimostri che non è in grado di identificare l’Interessato. In tale ultimo caso i diritti potranno essere esercitati solo quando l’Interessato fornisce ulteriori informazioni che ne consentano l’identificazione.
Notifica in caso di rettifica, cancellazione o limitazione del trattamento
Il Titolare del trattamento comunica a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali, le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate a norma degli articoli 16, 17, paragrafo 1, e 18 del GDPR, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.
La comunicazione ai soggetti di cui sopra è effettuata entro il termine di un mese dal momento dell’intervento di rettifica e/o cancellazione effettuato sui dati o di limitazione del trattamento.
Qualora il soggetto interessato ne abbia fatto richiesta, il Titolare del trattamento fornisce evidenza dei soggetti cui sono stati trasmessi i dati personali che lo riguardano.
